Aumentar a eficiência, sem perder a qualidade de vida: esse é o objetivo do programa criado por David Allen, o guru mundial da produtividade

Você liga o computador e encontra quinhentos e-mails o aguardando. A secretária eletrônica pisca com dezenas de recados ainda por responder. Seu bloco de anotações tem uma lista enorme de tarefas que você provavelmente não terá tempo de cumprir. Quando começa a se debruçar sobre os itens, o telefone toca: é um fornecedor, querendo marcar uma reunião urgente. Como se organizar diante de tantas demandas? É possível ter um alto índice de produtividade e, ao mesmo tempo, manter a qualidade de vida? As duas questões estão no centro do método GTD, ou Getting Things Done (em uma tradução livre, “Realizando tarefas”), criado pelo consultor norte-americano David Allen, de 65 anos. Considerado uma espécie de guru da produtividade, o autor do best-seller A Arte de Fazer Acontecer viaja pelos Estados Unidos levando o programa GTD a empresas como Sony e Microsoft e instituições como a Força Aérea Norte-Americana. Apesar de contar com técnicas e ferramentas sofisticadas, o método tem como base um pensamento simples: libere sua mente, e a produtividade virá.

Você criou um método para aumentar a produtividade que também promete melhorar a qualidade de vida de executivos e empresários. Como isso funciona?
Eu acredito que as duas coisas andam juntas. Quanto melhor for a sua qualidade de vida, mais produtivo você será, e vice-versa. Desde a época da faculdade, sempre me interessei por métodos e técnicas capazes de ampliar a minha capacidade de produzir, de realizar. Eu me envolvi com essa questão porque eu estava focado na experiência humana, queria saber que tipo de coisas eu poderia fazer sem mudar quem eu era. Meu objetivo não era ganhar mais dinheiro, e sim melhorar a qualidade da experiência, ser mais livre, mais flexível. Depois de passar por 30 empregos diferentes, percebi que eu mesmo teria que encontrar a resposta.

Vamos falar da sua vida antes de você criar o método. Você estudou história americana, mas largou a faculdade, certo?
Sim. Eu era fascinado pela história americana, mas depois descobri que queria ter mais experiências mais ligadas à vida real. Estava mais interessado em modelos culturais do que em datas, se é que você me entende.

Você costuma dizer que, nessa época, iniciou uma busca por Deus, pela verdade e pelo universo. Como foi isso? E como esse processo de autoconhecimento está relacionado com o mundo dos negócios?
Eu ainda estou em busca de tudo isso. Bom, a busca está relacionada com Deus, mas também com o modo como você lida com as pessoas, com a maneira como enxerga a sua vida. Se o seu destino é estar aqui na Terra e viver novas experiências, seja na vida pessoal ou na profissional, então deve aproveitar para aprender mais sobre si mesmo. Acredito que, se agimos conscientemente no dia a dia, podemos aprender muito sobre quem somos. É maluco isso, mas muita gente faz as coisas sem saber por que está fazendo. Quanto mais atento você está ao que faz, quanto mais você direciona a sua energia, menor é o desperdício e maior é o seu crescimento. É bom para os negócios, mas também o ajuda a crescer como ser humano.

Seu programa, o GTD, segue alguns passos básicos. O primeiro deles seria “esvaziar a cabeça” e “colocar tudo em um lugar seguro”.
Para começar, é preciso identificar e capturar ideias, projetos e objetivos que são significativos para você, e fazer uma grande lista, a mais completa possível. Você tem que externalizar tudo isso e colocar em algum lugar onde os dados fiquem seguros: pode ser no papel, em uma pasta no computador, no iPad, não importa – desde que você saiba onde está e como acessar. O segundo estágio consiste em avaliar tudo que está na lista, sendo bem específico sobre cada item. O que aquilo significa para você? É algo que precisa de atenção imediata ou não? Que resultados espera alcançar? Qual o próximo passo para chegar lá? Isso vale tanto para um e-mail quanto para um projeto de vendas. Em seguida, vem o terceiro estágio, em que você organiza os resultados das suas decisões de uma maneira que torne fácil localizar todas as resoluções. Por fim, a quarta fase é a da revisão e da reflexão. É preciso dar um passo para trás e observar todos os seus projetos, colocando no papel o que já foi feito e o que ainda precisa ser feito. Depois de tudo isso, se você decidir tomar uma taça de vinho, vai fazer isso com tranquilidade, porque saberá exatamente o que está deixando de fazer, e isso não será um problema.

Eu faço listas o tempo todo, mas isso não parece resolver o problema.
Fazer as listas é apenas a primeira fase. Se você não seguir para os outros estágios, realmente não vai adiantar nada. Diga algo que está na sua lista de pendências, qualquer coisa… Preciso editar um longo texto que está no meu computador.

Preciso editar um longo texto que está no meu computador.

Quais seriam os próximos passos que você tem que tomar para realizar essa tarefa? Você tem que ler o texto. E qual o resultado final que você espera? Que seja publicado, certo? Então publicar o texto é o projeto, o resultado com o qual você se compromete. A próxima tarefa é ler o documento. Onde você mantém todos os arquivos de texto? Você tem que organizar isso. Você tem uma lista de todos os seus projetos? Ser organizado significa saber onde uma coisa está a cada momento e o que ela significa para você. Se estiver só na sua cabeça, você terá problemas.

A ideia de elaborar uma lista completa com todos os projetos e objetivos parece um pouco assustadora.
Um dos motivos por que a lista é assustadora é que, na maioria das vezes, ela está só na sua cabeça. A parte do seu cérebro que está armazenando essa informação não tem uma noção exata de passado ou futuro, então a sua impressão é que precisa fazer tudo aquilo de uma só vez. Mas basta olhar no calendário para saber que não é bem assim. Por isso sempre digo para tirar a lista da cabeça e armazenar em outro lugar mais confiável. As pessoas também resistem à ideia da lista por que não estão preparadas para aceitar a quantidade de atividades com as quais estão comprometidas, e que ainda não conseguiram terminar. Mas isso não deveria ser um problema. Quer dizer, se você vai a uma loja de departamentos, há centenas de itens à venda. Qual a diferença entre essa situação e ter 200 projetos para escolher? Eu ficaria assustado se só tivesse três! (risos) Não há nada errado em ter 200 projetos pendentes, desde que você saiba o que eles significam para você e que tipo de atenção eles merecem. Existe uma negociação aí: você precisa entrar em acordo consigo mesmo e aceitar o fato de que só é possível realizar uma coisa de cada vez. Ou você se sente bem, sabendo que o que está fazendo agora é a melhor coisa que poderia estar fazendo no momento, ou você pode se sentir mal, pensando nas 9 mil coisas que não está fazendo, porque não sabe qual é a mais importante. Uma dica: se você só se preocupa com o que não está fazendo, pode acabar não fazendo nada. Isso é muito comum.

Você fica paralisado e acaba adiando tarefas importantes.
Daí acha que a solução é se organizar, porque só assim vai conseguir cumprir todas as tarefas. Mas eu acho que é o contrário: o que eu faço, com a minha consultoria, é desorganizar a vida daquela pessoa. É evidente que a organização antiga não funciona, só a deixa estressada. Eu desorganizo a sua cabeça, tirando tudo para fora, para começar do zero. E aí ela passa a se sentir muito melhor.

Algumas pessoas adiam tarefas porque têm dificuldade para tomar decisões.
É o perfeccionismo que causa a procrastinação. Eles não querem decidir porque têm medo de errar. O que não percebem é que não decidir também é uma decisão. Não há escapatória. Se você existe, está tomando um monte de decisões a cada momento da sua vida. Então, a única escolha possível é tomar a decisão no começo, quando está tudo tranquilo, ou no fim, quando pode ser tarde demais. Por exemplo, você sabe que precisa adquirir um plano de saúde para os seus pais. Pode decidir agora, quando eles estão bem de saúde, ou pode esperar até que a situação atinja um nível de emergência. A verdade é que, quanto mais tempo você demorar para tomar a decisão, menos apropriada ela será. E pode não dar tempo de voltar atrás.

Em seu livro, você fala sobre o conceito de weird time.
Hoje, o tempo é uma coisa muito diferente do que era há dez anos. Há tantas opções o tempo todo, tantas coisas que podem ser prioridades, nunca há tempo sobrando. É muito raro alguém ter três horas para fazer alguma coisa. Mas intervalos de 15 ou 20 minutos são comuns. O que fazer com eles? A maioria das pessoas está tão fora de controle que, quando a janela aparece, não sabem o que fazer, ocupam o tempo com tarefas ou distrações que não contribuem para a sua vida. Se você tiver sempre em mente quais são seus projetos prioritários, vai saber aproveitar melhor esse tempo e se sentirá mais produtivo.

Como definir prioridades?
Quanto mais clara for a visão do que você quer pra sua vida, mais fácil vai ser definir quais são as prioridades, o que cada coisa na sua lista significa. Em última instância, suas ações deveriam ser determinadas: em primeiro lugar, pelos projetos com os quais está comprometido; em segundo lugar, pelos seus objetivos de vida a curto prazo, em dois ou três anos; e, em terceiro lugar, pela sua visão de mundo e seus valores mais essenciais.

Você faz sessões particulares de dois dias com empresários. É possível mudar a forma como uma pessoa pensa em um tempo tão curto?
Você pode mostrar a ela o que precisa fazer para mudar, e proporcionar a ela a sensação de pensar e se organizar de um jeito diferente. Agora, para o processo ter continuidade, ela precisa estar decidida a mudar seus hábitos, e isso nem sempre acontece. E, mesmo quando ela é determinada, pode levar meses ou anos para conseguir assimilar o método. A boa notícia é que tudo que eu proponho tem a ver com o senso comum. Todo mundo faz listas – o problema é que não colocam tudo nas listas. Todo mundo decide qual vai ser a próxima ação – mas tomar decisões sobre tudo que está incompleto é bem diferente.

O que diria para uma pessoa que está pensando em abrir um negócio?
Faça uma longa lista com as possibilidades do negócio, suas aspirações e preocupações. Comece por aí. Essa primeira grande lista vai capturar todas as ideias soltas, todos os níveis de percepção sobre o empreendimento. Depois, você voltará a ela várias vezes. Então, não deixe nada de fora. Qual o tamanho da empresa? Qual a área de atividade? Em quanto tempo deve estar funcionando? Em quanto tempo espera ter retorno? Quanto dinheiro pode investir? Quanto quer ganhar? É fundamental questionar também a sua visão do negócio. Por que você quer abrir uma empresa? O que lhe interessa nesse universo? Quais experiências quer criar para você? Esse será o primeiro momento de captura de ideias, não o único. Haverá muitos outros ao longo da história da empresa. Mas é preciso começar em algum lugar. Colocando tudo isso no papel, você criará uma fonte de ideias, que pode servir como inspiração. E terá também um lembrete valioso, para jamais esquecer qual era o plano original.

Fonte: Pequenas Empresas Grandes Negocios